Сколько кофе нужно на офис в месяц: простой расчет без переплат

Базовая формула расчета

Примеры расчета для разных офисов

Кофе в офисе заканчивается быстрее, чем кажется. Еще недавно запас выглядел достаточным, а уже к середине недели кофемашина пустая. Если заказать слишком мало, это сразу заметят сотрудники. Если взять слишком много, зерно будет лежать на складе, постепенно терять свежесть, а часть бюджета уйдет на лишние остатки.

Чтобы не гадать каждый месяц, сколько кофе закупать, можно использовать простую формулу, которая поможет быстро рассчитать нужный объем.

Базовая формула расчета

Базовая формула расчета

Для расчета нужно знать всего 2 показателя: количество сотрудников и то, насколько активно они пьют кофе.

Формула выглядит так

• кофе в месяц = количество сотрудников × норма на одного человека

Главный показатель здесь - норма на одного сотрудника. Она зависит от привычек команды и от того, насколько активно в офисе пользуются кофемашиной.

• 0,5 кг на человека в месяц подходит для офисов, где кофе пьют не все, часть сотрудников предпочитает чай, кто-то работает удаленно, а кофемашиной пользуются умеренно.
• 0,7 кг на человека в месяц подходит для большинства офисов. Сотрудники регулярно пьют кофе, но без чрезмерного расхода. Это хороший вариант для расчета по умолчанию, если вы не знаете точный объем потребления.
• 1,0 кг на человека в месяц характерен для офисов с активным потреблением. Кофемашина стоит на видном месте, сотрудники часто пьют кофе в течение дня, проходят встречи с клиентами и гостями, а напитки готовят регулярно.

Примеры расчета для разных офисов

Примеры расчета для разных офисов

Чтобы не считать вручную, можно ориентироваться на готовые значения в таблице. Достаточно выбрать количество сотрудников и подходящий уровень расхода.

Сотрудников	0,5 кг	0,7 кг	1,0 кг
20	10 кг	14 кг	20 кг
50	25 кг	35 кг	50 кг
100	50 кг	70 кг	100 кг
150	75 кг	105 кг	150 кг

Товары по теме

Что влияет на реальный расход

Что влияет на реальный расход

Формула дает базовый объем, но в реальности есть несколько факторов, которые стоит учесть.

• График работы офиса. Если часть сотрудников работает удаленно или приходит в офис не каждый день, расход будет ниже, чем при полной загрузке офиса. Для гибридного формата лучше считать не общее количество сотрудников в компании, а среднее количество людей, которые реально бывают в офисе в течение недели.
• Встречи и гости. Если в офис регулярно приходят клиенты, партнеры или кандидаты на собеседования, кофе потребуется больше. Обычно такие встречи добавляют около 10-20% к расчетному объему. Особенно это заметно в офисах, где активно используются переговорные комнаты.
• Сезонность. Осенью и зимой сотрудники чаще выбирают горячие напитки, поэтому расход кофе растет. Летом, особенно в период отпусков, он может снижаться. Разница между спокойным и активным периодом иногда достигает 20-30%.
• Тип напитков и кофемашины. Автоматические кофемашины обычно расходуют 8-10 граммов кофе на порцию эспрессо. Если сотрудники чаще выбирают капучино, латте, американо большого объема или двойные порции, расход может увеличиться до 12-14 граммов на чашку. В таком случае к базовому расчету стоит добавить еще 15-20%.
• Свежесть зерна. Не стоит покупать кофе на несколько месяцев вперед ради скидки. Зерно лучше всего раскрывает свой вкус и аромат в первые 6-8 недель после обжарки. Оптимально заказывать такой объем, который офис успевает использовать за 4-6 недель.

Как подобрать формат поставки по объему

Как подобрать формат поставки по объему

После расчета важно правильно оценить получившийся объем.

• До 15 кг в месяц - небольшой офис. Здесь важнее свежесть зерна, чем скидка за большой объем. Лучше заказывать чаще и небольшими партиями.
• 15-50 кг в месяц - регулярный офисный расход. В этом случае удобно перейти на поставки по графику: например, раз в 2-3 недели или один раз в месяц.
• 50-150 кг в месяц - крупный стабильный объем. Здесь уже может работать снижение цены за килограмм, но регулярность поставок остается не менее важной, чем сама цена.
• Больше 150 кг в месяц - большой офис. В таком случае лучше отдельно обсудить с поставщиком график поставок, условия хранения, логистику и возможные скидки.

Какой запас кофе держать в офисе

Какой запас кофе держать в офисе

Полностью заказывать кофе «в ноль» не стоит. Лучше держать небольшой резерв на случай гостей, внеплановых встреч или задержки поставки. Обычно достаточно запаса на 3-5 рабочих дней.

Например, если офис расходует около 35 кг кофе в месяц, безопасный резерв составит примерно 4-6 кг. Такой запас не успеет залежаться, но поможет избежать ситуации, когда кофе закончился раньше следующей поставки.

Товары по теме

Практический совет

Практический совет

Если в офисе нет точной статистики по расходу, лучше не заказывать сразу большой объем. Начните с расчета 0,7 кг на человека в месяц, а затем скорректируйте поставку по фактическому потреблению. Уже через один-два месяца станет понятно, сколько кофе действительно нужно вашей команде.

Если зерно закончилось раньше срока, увеличьте норму до 1 кг на человека. Если к концу месяца осталось больше 20%, можно снизить расчет до 0,5 кг на человека или заказывать меньшую партию.

Главное - не закупать кофе огромными объемами ради небольшой экономии. Свежесть зерна напрямую влияет на вкус напитка. Лучше получать кофе чаще и меньшими партиями, чем в конце месяца пить зерно, которое уже потеряло аромат.

Если нужна кофемашина для офиса

Если нужна кофемашина для офиса

Правильный расчет кофе - это только часть задачи. Важно, чтобы кофемашина выдерживала ежедневную нагрузку, быстро готовила напитки и не подводила в часы пик.

Мы предлагаем аренду кофемашин для офисов в Санкт-Петербурге: привезем оборудование, установим, настроим и возьмем обслуживание на себя. Вам останется только вовремя заказывать свежее зерно и каждый день пить хороший кофе в офисе.